Es ist der dritte Urlaubstag. Der Sonnenschirm wirft einen ruhigen Schatten auf den Beckenrand. Auf dem Boden des Pools schimmert blau das Wasser, darüber tanzt das Licht. Das Diensthandy liegt im Hotelzimmer. Es bleibt still.
Für die meisten Geschäftsführerinnen und Vorstände kommunaler Wohnungsunternehmen und Genossenschaften ist dieses Bild eher eine Sehnsucht als eine Selbstverständlichkeit.
Der Anruf aus dem Büro kommt fast immer verlässlich. Manchmal geht es um den aktuellen Stand der Sanierungsplanung in einem Quartier. Manchmal um die Frage, welcher Energieverbrauch in welchem Bestand zu welchem Stichtag dokumentiert wurde. Und ziemlich oft um eine Information, die nur eine Person im Haus wirklich kennt. Genau diese Person ist gerade im Urlaub.
Das Wissen liegt verteilt. Die Verantwortung nicht.
Wohnungsunternehmen mit 1.000 bis 5.000 Einheiten arbeiten heute auf einem Datenniveau, das vor zehn Jahren noch nicht denkbar war. Verbrauchsdaten aus dem Submetering, Stammdaten der Bestände, Förderbescheide, technische Begehungen, Sanierungsstände, ESG Kennzahlen, CO2 Bilanzen. Hinzu kommen die Anforderungen aus dem Gebäudeenergiegesetz, aus der EU Taxonomie und aus den eigenen Klimazielen, die viele Häuser inzwischen freiwillig hochgesteckt haben.
Die Information ist da. Aber sie ist verteilt. Auf Excel Listen in Sharepoints, auf Mail Postfächern, auf Notizblöcken bei Begehungen, auf den lokalen Festplatten erfahrener Kolleginnen und Kollegen. Wer in einem solchen Haus den Hut auf hat, weiß: Die wertvollste Ressource sind die Köpfe der eigenen Mitarbeiter. Und das ist gleichzeitig die größte Schwachstelle. Denn Köpfe gehen in Urlaub. Köpfe werden krank. Köpfe gehen irgendwann in Rente. Genau deshalb wird Datenmanagement in der Wohnungswirtschaft zur Chefsache, nicht als IT-Thema, sondern als Frage, wie verlässlich ein Haus ohne seine Schlüsselpersonen funktioniert.
Die Wohnungswirtschaft kennt ihr Geschäft. Sie braucht nur einen Ort dafür.
Vorweg: Die Branche hat ihre Hausaufgaben über Jahrzehnte ordentlich gemacht. Bestände wurden saniert, Quartiere entwickelt, Mieten stabil gehalten, soziale Verantwortung getragen. Das Problem ist nicht das Wissen. Das Problem ist die Form, in der es vorliegt.
Eine zentrale Datenbasis, wie die von der AMPEERS Software, bedeutet nicht, dass eine Software das Geschäft übernimmt. Sie bedeutet, dass das vorhandene Wissen aus den Köpfen und Excel Listen in eine gemeinsame Sprache übersetzt wird. Eine Sprache, die jede Kollegin und jeder Kollege lesen kann. Eine Sprache, die der Prüfer akzeptiert. Eine Sprache, die auch in fünf Jahren noch verständlich ist, wenn die Personen gewechselt haben.
Was sich dabei verändert, ist nicht das Können der Mannschaft. Sondern die Frage, wer im Urlaub wen anrufen muss.
Was zentrales Datenmanagement in Wohnungsunternehmen konkret leistet
Drei Effekte zeigen sich in Häusern, die Schritt für Schritt zu einer Software-Lösungen wie AMPEERS gewechselt sind.
Erstens: Entscheidungen werden auf Basis echter Zahlen getroffen. Wer wissen will, ob sich eine Dachsanierung in einem bestimmten Quartier wirtschaftlich darstellen lässt, bekommt die Antwort mit einem Klick, nicht in Wochen. Die Frage nach dem Endenergieverbrauch ist nicht mehr Anlass für einen Sucheinsatz im Archiv.
Zweitens: Die Stellvertretung funktioniert. Wenn die technische Leitung im Urlaub ist, kann die Kollegin am Tisch nebenan die Anfrage des Vorstands aus dem Stand beantworten. Die Information liegt nicht im Kopf einer Person, sondern an einem Ort, auf den das Team zugreift. Das mindert nicht nur Bürokratie, sondern schafft auch eine gute Arbeitskultur.
Drittens: Die Zeit für die wichtigen Themen wird frei. Wer aufhört, Daten zusammenzutragen, fängt an, mit Daten zu arbeiten. Strategie, Szenarien, Bestandsbewertung, Modernisierungsfahrpläne. Genau hier liegt die eigentliche Arbeit der nächsten Jahre. Nicht im Suchen.
Der Sonnenschirm als Kennzahl
Es klingt im ersten Moment unpassend. Aber es ist eine ehrliche Kennzahl. Wie oft klingelt das Diensthandy während des Urlaubs der Geschäftsführung? Wie viele Anrufe gehen ein, weil im Haus eine Information fehlt, die eigentlich jeder finden müsste?
Diese Zahl sagt mehr über die Datenqualität eines Wohnungsunternehmens aus als jedes Reporting. Wer auf null Anrufe kommt, hat seine Information sortiert. Wer auf zehn Anrufe in zwei Wochen kommt, weiß, wo die Hausaufgabe wartet.
Was jetzt zu tun ist
Der Schritt zu einer zentralen Datenbasis ist kein Großprojekt, das die Belegschaft drei Jahre lang lähmt. Er beginnt mit den vorhandenen Daten und Informationen zu Ihrem Bestand – unabhängig davon, in welcher Form sie vorliegen. Übertragen Sie einfach alles, was verfügbar ist: Eine Software wie die von AMPEERS übernimmt die Aufbereitung und Strukturierung, ohne dass eine vorherige Sortierung erforderlich ist.
Sollten Daten fehlen oder unvollständig sein, ist das kein Hindernis. In diesem Fall erfassen die Expertinnen und Experten von AMPEERS die relevanten Informationen direkt vor Ort. Anschließend wird die Datenbasis schrittweise erweitert – Modul für Modul, Quartier für Quartier.
Die AMPEERS Software übernimmt dabei die Komplexität. Sie sammelt, sortiert, rechnet, prüft. Was bleibt, ist die Arbeit, die nur Menschen tun können. Die Entscheidung. Die Bewertung. Die Verantwortung gegenüber den Mieterinnen und Mietern.
Und am Ende vielleicht das, was lange selbstverständlich schien und es nicht mehr ist: ein Urlaub, in dem das Diensthandy still bleibt.
Wollen Sie unverbindlich mehr erfahren, dann vereinbaren Sie jetzt direkt einen 15 Minuten Termin mit uns.
